Second affichage – OFFRE D’EMPLOI : ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(IVE)


24 octobre 2018 | 12:09

TYPE DE CONTRAT : 35 heures par semaine
DURÉE : 1 an, renouvelable à chaque année
SALAIRE : À définir selon expérience
DÉBUT : Janvier 2019
Date limite de mise en candidature : 15 décembre 2018

Sous la responsabilité de la directrice générale de Québec numérique, l’adjoint(e) administratif(i)ve sera responsable de la comptabilité de base de l’entreprise, ainsi que de toutes autres tâches administratives connexes.

Volet comptabilité :

  • Effectuer les paies des employés;
  • Recevoir et classer les factures, intégrer au budget et aux suivis budgétaires;
  • Gérer les comptes à payer; impression des chèques, envois postaux, paiements électroniques, etc.;
  • Recevoir et assurer le suivi des comptes de dépenses des employés et suivi des cartes de crédit corporatives;
  • Facturer les clients et suivre les réceptions de paiement;
  • Faire la conciliation bancaire;
  • Sortir les états et bilan financier à jour mensuel (pour les CA);
  • Sortir les rapports mensuels de Paypal.

 

Volet secrétariat :

  • Effectuer différentes tâches de bureau; distribution du courrier, classement, numérisation de documents;
  • Répondre au téléphone pour les questions générales et accueillir les visiteurs;
  • Gérer la boîte courriel info@quebecnumerique.com et faire les suivis nécessaires;
  • Lire régulièrement les formulaires “Nous joindre” des sites web et effectuer les suivis nécessaires;
  • Gestion des signatures de contrats avec les collaborateurs et conférenciers et envois postaux;
  • Faire les suivis (envoi, réception, relance et classement) avec nos partenaires, conférenciers ou autre pour les différentes demandes d’informations : signature de contrat, biographies, résumés de présentations, logos, photos… etc.;
  • Envoyer des documents au conseil d’administration avant les rencontres;
  • Créer des « Doodle » pour planifier des rencontres et convocations;
  • Prise de rendez-vous pour la directrice générale;
  • Voir à l’achat de repas pour les rencontres d’opération et de billets/réservation quelconque pour les déplacements;
  • Effectuer le lien avec l’agence de voyage pour organisation de voyage;
  • Acheter les fournitures de bureau et prendre en charge l’inventaire du matériel;
  • Offrir un soutien administratif sur demande à quiconque de l’équipe Québec numérique.

Exigences

  • DEP ou DEC en secrétariat, bureautique ou comptabilité
  • Proactivité
  • Haut niveau d’organisation et de priorisation
  • Capacité à travailler sans étroite supervision
  • Débrouillard et autonome
  • Esprit d’équipe et d’entraide
  • Minimum de 3 ans dans des fonctions similaires
  • Aisance avec les outils informatiques courants
  • Bonne connaissance d’Excel et Google Sheet

Atouts

  • Connaissance de Quickbook 
  • Niveau d’anglais fonctionnel

Soumettez votre candidature en envoyant
une lettre de présentation et un curriculum vitae à :

Martine Rioux, directrice générale
martine@quebecnumerique.com


Christine Desroches-Forget
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